كيفية كتابة محضر اجتماع كتابة محاضر الاجتماعات

هذه بعض النصائح موجهة لكل كاتب تقرير، وبالإمكان إغناؤها ...
*- الجلوس في مكان يسمح لك برؤية جميع الحاضرين؛
*- كتابة الرأس وفي الجهة المقابلة مكان وتاريخ الاجتماع؛
*- كتابة موضوع الاجتماع؛
*- كتابة المرجع: مثلا رقم النشرة الداخلية المنظمة للاجتماع؛
*- تحرير التقرير، ويذكر فيه:
*- التاريخ واليوم والساعة؛
*- مكان الاجتماع؛
*- سبب الاجتماع؛
*- ذكر من ترأس الاجتماع والحاضرون؛
*- تسجيل من تغيب بعذر ومن تغيب بدون مبرر؛
*- تحديد جدول الأعمال؛
*- تسجيل سير الاجتماع، مع التركيز على الأحداث المهمة المرتبطة بموضوع الاجتماع؛
*- تدوين المقترحات المتفق عليها بالإجماع، وفي حالة تحفظ أحدهم على نقطة من النقط، يدون تحفظه؛
*- يسجل المقرر اسمه في نهاية التقرير ويرفقه بتوقيعه؛
*- يقرأ المقرر تقريره عند نهاية الاجتماع؛

تعرف على سياسات الاجتماعات في المؤسسة التي تعمل بها. وإذا كان من المتوقع أن يكتب السكرتير محاضر الاجتماعات بطريقة رسمية، فاسأل إذا كانت المؤسسة تطبق قواعد كتاب قواعد التنظيم Robert's Rules of Orders أو أي دليل آخر. أما في الحالات غير الرسمية، فاسأل عما ينبغي أن يشتمل عليه المحاضر وكيفية استخدامها.
بوصفك كاتب المحاضر، فإنك لست بحاجة إلى التعرف على جميع ما ورد في كتاب قواعد التنظيم. ومع ذلك، فإن حصولك على نسخة منه (أو استعارته من رئيس مجلس الإدارة)، من شأنه أن يكون نافعًا لك في الإجابة على أسئلة بعينها.
تعرف على دورك، فبعض مسؤولي السكرتارية لا يشاركون في الاجتماع، بينما يتولى البعض الآخر كتابة المحضر حال المشاركة في المناقشة. وفي أي من الحالتين، فيجب للسكرتير ألا يشارك في دور رئيسي آخر، كأن يكون رئيس مجلس الإدارة أو الميسر.[٢]


2
أعد النموذج مقدمًا، واعلم أن كل محضر سيحتوي على تلك المعلومات نفسها. ويتشكل النموذج من تنسيق واحد ثابت لسهولة الرجوع إليه.[٣] كما يشتمل النموذج على مساحة للمعلومات التالية.[٤]
اسم المؤسسة.
نوع الاجتماع. فهل هو اجتماع أسبوعي أو سنوي منتظم، أم اجتماع للجنة أصغر، أم اجتماع معقود لغرض خاص؟
التاريخ والوقت والمكان. اترك فراغًا لأوقات البدء والانتهاء (بدء الاجتماع وإرجاؤه).
اسم رئيس مجلس الإدارة ورئيس الجلسة واسم السكرتير (أو بدائلهم).
قائمة "الحضور" وقائمة "المعتذرون عن الحضور". وما هذا إلا مصطلح تخيلي لقائمة الحضور. وملاحظة بشأن حضور النصاب القانوني (عدد الأشخاص الكافي للتصويت).
فراغ لتوقيعك. فبوصفك كاتب المحضر، يجب عليك التوقيع على عملك دائمًا. وقد يتطلب الأمر توقيعًا إضافيًا عند اعتماد المحضر، وفقًا للسياسة المتبعة في المؤسسة.
جدول الأعمال، في حالة توافره، فإذا لم يطلب منك الرئيس أو ميسر الاجتماع إعداد مسودة لجدول الأعمال، فإنه يجب توافر جدولًا للأعمال عند الطلب. واعلم أن وجود جدولًا للأعمال تشير إليه وقت الحاجة سيساعد في تنظيم ملاحظاتك خلال الاجتماع.

3
أحضر كمبيوتر دفتري أو كمبيوتر محمول. ولكن تأكد من أنك تحضر شيئًا تألف التعامل معه، فإذا عهدت إلى كتابة المحضر، فجنب أحد الحواسب الدفترية لهذا الغرض أو أنشيء مجلدًا على حاسوبك.
إذا كتبت محضرًا لاجتماع سابق ولم يقره الحضور بعد، تأكد من إحضار هذا المحضر كذلك.
على الرغم من إمكانية استخدام مسجل صوتي في تفريغ المحضر فيما بعد، إلا أنه ليس بديلًا عن كتابة الملاحظات. فإذا سجلت الاجتماع، فتأكد من موافقة جميع الحضور ولا تستلم إلى نقل كتابة النص كلمة بكلمة.
إن تعلم اختصار الكلام يساعدك في الإسراع في كتابة الملاحظات، ولكن اعلم أنه ليس عليك أن تنقل كل كلمة تقال حتى تكتب محضر الاجتماع، وحقيقة الأمر أنه ينبغي لك تجنب ذلك.
إذا طلب منك تدوين الملاحظات علنًا خلال الاجتماع، استخدم حامل جهاز العرض الضوئي أو العرض التقديمي. وتأكد من إمكانية أخذ الملاحظات بحالة جيدة حتى يتسنى لك استخدامها في كتابة المحضر.[٥]

جزء 2 من 4: كتابة الملاحظات في الاجتماع

1
وزع كشف الحضور. بمجرد حضور جميع الأشخاص، وزع ورقة (أو أكثر في الاجتماعات الكبيرة) تحتوي على فراغات حتى يتمكن كل شخص من كتابة اسمه ومعلومات الاتصال. ويمكنك استخدامها بعد الاجتماع لملء قسم الحضور في النموذج، أو إرفاق التوقيعات المثبتة في الورقة بالمحضر المكتمل.
إذا كنت على معرفة بكثير من الحضور، ارسم مخططًا في وقت سابق واملأ بياناته كأنك تطلب من كل شخص تعريف نفسه. احتفظ بهذا المخطط قريبًا منك حال تدوين الملاحظات في الاجتماع حتى يتسنى لك الرجوع إلى الأشخاص بأسمائهم متى كان ذلك مناسبًا (كما هو مبين أدناه).[٦]

2
استوف بيانات النموذج قدر الإمكان. وفي وقت انتظار بدء الاجتماع، اكتب اسم المؤسسة وتاريخ الاجتماع ومحله، ونوع الاجتماع (مثل اجتماع مجلس إدارة أسبوعي، اجتماع لجنة خاصة). وعند بدء الاجتماع، اكتب توقيت البدء.
إذا لم يكن لديك نموذجًا تعمل عليه، سجل هذه المعلومات في بداية ملاحظات الاجتماع.
إذا كان الاجتماع قد دعي إليه لغرض خاص أو في وقت خاص، احتفظ بنسخة من الإخطار المرسل للأعضاء. وينبغي لك إرفاق نسخة من هذا الإخطار بالمحضر بعد كتابته.

3
اكتب نتيجة الاقتراح الأول. تبدأ معظم الاجتماعات الرسمية باقتراح لاعتماد جدول الأعمال، لذلك تبدأ هذه الخطوة بهذا الاعتمدا على سبيل المثال. وإذا بدأ الاجتماع باقتراح مختلف، تأكد من تسجيل جميع المعلومات ذات الصلة:[٧]
يبدأ الاقتراح بكلمة "أقترح". وعادة ما يكون الاقتراح "أقترح اعتماد جدول الأعمال."
اسم المقترح (الشخص الذي قدم الاقتراح).
نتيجة التصويت. إذا كان التصويت لصالح الاقتراح، اكتب "التصويت بنعم." إذا كان التصويت ضد الاقتراح، اكتب "التصويت بلا."
يمكنك أن تطلب من المقترح تقديم اقتراحه مكتوبًا، إذا كان طويلًا، وكنت غير قادر على كتابته بدقه. وإذا تكررت هذه المشكلة، اسأل بين الاجتماعات إذا كان ثمة سياسة رسمية تُعنى بالاقتراحات التي تتجاوز عددًا معينًا من الكلمات.[٨]
إذا وضعت مسودة لجدول الأعمال، يمكنك أن تكون مقدم هذا الاقتراح فضلا عن كونك سكرتير الاجتماع. ويبدو ذلك رائعًا، فطالما تتحلى بالموضوعية، فليس ثمة مشكلة من تسجيل إجراءاتك.

4
سجل الاقتراحات الأخرى المقدمة في الاجتماع. استمع جيدًا إلى جميع المناقشات، ولكن لا تسجل جيمعها (إلا أن تصلك تعليمات خلافًا لذلك!) وعند تقديم اقتراح جديد، سجل المعلومات ذات الصلة.
تذكر، يجب أن يشتمل كل اقتراح على محتوى الاقتراح واسم مقدم الاقتراح ونتيجة التصويت.
5
تتطلب بعض الاقتراحات مثنٍ قبل الانتقال إلى التصويت. فإذا قال أحدهم "أثني على الاقتراح" أو ما شابه، سجل اسم هذا الشخص بوصفه المثني.
إذا لم تكن على علم باسم مقدم الاقتراح أو تحتاج إلى تكرار الاقتراح، قاطع الاجتماع بأدب واسأل عما تريد. واعلم أن تسجيل المعلومات بدقة من الأهمية بمكان على نحو يسوغ لك مقاطعة الاجتماع.
في حالة تعديل أحد الاقتراحات، عدل محتوى الاقتراح في ملاحظاتك. فإذا كان هذا التعديل مثيرًا للجدل، فلا حاجة إلى تسجيل هذا التعديل حال وقوعه.[٩]

6
استمع إلى التقارير واحصل على النسخ. عند قراءة أحد التقارير أو النشرات أو أي من الأمور المشابهة، سجل اسم التقرير وقارئه (أو اسم اللجنة الفرعية التي عملت على صياغته). في حالة إرفاق أحد المقترحات بالمحضر، يجب تسجيله كأي مقترح آخر.
من العملي الحصول على نسخة في نهاية الاجتماع. اكتب ملاحظة بشأن مطالبة قارئ الاقتراح أو رئيس الاجتماع (الرئيس) للحصول على نسخة منه بعد انتهاء الاجتماع. ثم أرفق نسخة من كل تقرير بالمحضر بعد كتابته.
إذا كانت النسخ غير متوفرة، اكتب ملاحظة بشأن مكان الاحتفاظ بالمستند الأصلي. وقد تلجأ في هذه الحالة إلى السؤال عن هذه المعلومة بعد انتهاء الاجتماع.
إذا قدم أحد الأعضاء اقتراحًا شفهيًا (بدلًا من قراءة الاقتراح من أحد المستندات)، اكتب ملخصًا موضوعيًا وموجزًا عن التقرير. وليس عليك كتابة دقائق التفاصيل أو نقل حديث مقدم الاقتراح حرفيًا.[١٠]

7
سجل الإجراءات المتخذة. ويشمل ذلك التحقق من المهام المقيدة في الاجتماع الأخير، فضلا عن الإجراءات الجديدة. فإذا طلب من أحدهم كتابة أحد الخطابات؟ قيد اسمه والتعليمات المملاة عليه.
بناء على مدى رسمية الاجتماعات، قد تندرج الكثير من تلك الإجراءات تحت مظلة "الاقتراحات". وبالنسبة للاجتماعات الأقل رسمية، فإنك كذلك بحاجة إلى الانتباه للقرارات غير المنظمة جيدًا.
اكتب لمحة وجيزة عن الأساس المنطقي الذي عليه اتخذ القرار، حال توافره.

8
سجل جميع نقاط الأمر أو الحكم. وعند وجود أي اعتراض على أحد الإجراءات، سجل الاعتراض كاملًا، فضلا عن الحكم الذي أصدره رئيس مجلس الإدارة.
تأكد من وجود أي مراجع لكتاب قواعد التنظيم Robert's Rules of Order أن النظام الداخلي للمؤسسة أو بروتوكول الشركة.

9
سجل ملخصات المناقشات إذا طُلب منك ذلك. واعلم أن المحاضر -على النحو الرسمي- هي تسجيل ما تم فعله، لا ما قيل فحسب.[١١]ومع ذلك، ينبغي لك الوفاء بأي من المتطلبات الخاصة التي تحددها المؤسسة.
عند تسجيل المناقشة، تحلى بالموضوعية قدر الإمكان. واكتب النقاط الملموسة لا الآراء، وقلل من استخدام الصفات والظروف. واعلم أن هدفك هو كتابة مستند جاف جامديتسم بالممل![١٢]
لا تشر إلى الناس بأسمائهم في ملخص المناقشة. وهذا الأمر من الأهمية بمكان، لا سيما في المناقشات الحادة التي قد تتسبب في حدوث المشكلات.

10
الأعمال الختامية في نهاية الاجتماع. سجل توقيت إنهاء الاجتماع. ولا تنس الحصول على أي من نسخ التقارير أو تذكير أحدهم لإرسالها إليك.
اقرأ ملاحظاتك بسرعة لتعرف إذا كان ثمة شيء ما مفقود أو يحتاج إلى توضيح. وإذا احتجت إلى طرح سؤال على شخص ما، افعل ذلك حالًا قبل أن يغادر الحضور.

جزء 3 من 4: تدوين محضر الاجتماع

1
ابدأ عملية التدوين في أقرب وقت ممكن. من الأفضل أن تبدأ تدوين المحاضر الرسمية على الفور بعد انتهاء الاجتماع، حيث يظل العقل ملمًا بالأحداث.[١٣]

2
استخدم الحاسوب لكتابة ملاحظات الاجتماع. وقد تكون قد أجريت هذه المرحلة بالفعل إذا كنت تستخدم حاسوبًا محمولًا في الاجتماع، وحينها عليك حفظ الملاحظات، وإنشاء مستند جديد للمحضر حتى يتسنى لك مقارنة الملاحظات بالمحضر.

3
نسق الملاحظات في فقرات مرتبة. يجب أن يكون كل اقتراح أو قرار أو نقطة نظام جديدة في فقرة مستقلة. وعند العمل على تنسيقها، تأكد من:[١٤]
استخدام قواعد الإملاء والنحو الصحيحة، واستخدم المدقق الإملائي حال الحاجة إليه.
استخدم الزمن نفسه من البداية إلى النهاية، فينبغي لك أن تستخدم الماضي أو الحاضر، ولكن لا تلجأ أبدًا إلى التحول بينهما في المستند نفسه.
التحلي بالموضوعية قدر الإمكان، فلا ينبغي لك إحقام رأيك على المحضر مطلقًا، ذلك أنك تعمل على كتابة سجل موضوعي ليستخدمه الجميع.
استخدم لغة دقيقة بسيطة. وينبغي استبدال اللغة الواضحة بأي لغة مبهمة غامضة. ويجب حذف الوصف المنمق تمامًا.
4
اكتب أي إجراءات متخذة بدلًا من كتابة المناقشات فحسب. وما لم طُلب منك تسجيل المناقشات، فعليك التركيز على ما "تم" لا ما "قيل" فحسب.
رقّم الصفحات لسهولة الرجوع إليها.

5
وزع مسودة المحضر على الأعضاء. أرسل نسخة لكل عضو باستخدام معلومات الاتصال المدونة في ورقة التوقيعات. وإذا لم يكن لديك معلومات الاتصال الخاصة بهم، فينبغي لرئيس الاجتماع أن يكون قادرًا على الوصول إليها.

6
اعتمد محضر الاجتماع. قد يطلب منك قراءة المحضر على الحضور في الاجتماع التالي وتقديمه لاعتماده. فإذا اعتمد الاقتراح، ضع علامة تشير إلى قبول المحضر.[١٥]
في حالة تعديل المحضر قبل الموافقة عليه وقبوله، عليك إحداث تلك التغييرات في المستند والإشارة في نهاية المحضر بأنه تم تصحيحه، ولكن لا تعمد إلى وصف التصحيحات بعينها.
إذا قُدم اقتراح لتصحيح المحضر بعد الموافقة عليه، اكتب نص الاقتراح في المحضر ذي الصلة واذكر إذا تم اعتماده أم لا.
جزء 4 من 4: استخدام نماذج محاضر الاجتماعات

1
زر موقع تجميع نماذج الاجتماعات. توفر هذه النماذج المعدة مسبقًا وقتك المبذول في تنظيم المحضر، كما تساعدك في تجنب الأخطاء.

2
اقض بعض الوقت في تصفح كل موقع. واستخدم وظائف البحث وتجول في الخيارات للوصول إلى أفضل النماذج بالنسبة لك.
إذا كنت بحاجة إلى نوع معين من النماذج، سواء أكان نموذجًا عامًا أو قياسيًا، على سبيل المثال -تصفح هذه المواقع للوصول إلى احتياجاتك المعينة ونزلها بالنقر فوق زر "تنزيل" أو "استخدم النموذج". تأكد من حفظه في مكان يسهل الوصول إليه لتجنب فقده فيما بعد.

3
افتح الملف. بعد تنزيل الملف، فك ضغطه وافتحه باستخدام معالج الكتابة Microsoft Word أو برنامج Excel. للحصول على أفضل جودة وسهولة الاستخدام، استخدم النسخة الأخيرة من برنامج Microsoft Word. واعلم أن تحديث هذا البرنامج يبسط لك الأمور ويسمح لك باستخدام ما فيه من وظائف جديدة.

4
أضف شعار الشركة وعلامة حقوق النشر في رأس الصفحة. احذف نموذج الشعار الآخر، لكن تأكد من قراءة شروط الاستخدام الخاصة بأي موقع تحصل منه على النموذج قبل استخدامه. واعلم أنه لا حاجة للدخول في أي مشكلات قانونية، أليس كذلك؟

5
غيّر العنوان. في جزء العنوان، ظلل الكلمات "اجتماع/مجموعة" واكتب العنوان الفعلي لمحضر اجتماعك.

6
غيّر لون الخلفية (اختياري). حتى يبدو محضر الاجتماع أجمل وأكثر احترافية، اعمد إلى تغيير الألوان أو اختيار لون خلفية معد مسبقًا. والأمر في غاية البساطة: فقط انقر فوق علامة تبويب "مخطط الصفحة" ثم قسم "الألوان والخلفيات"، حيث يمكنك تخصيص شكل النموذج. كما يمكنك اختيار لون يتوافق ولون شعار الشركة.
7
خصص أقسام النموذج بالأسماء. عادة ما يكون هناك العديد من أسماء المجالات في النموذج، وقد يحتاج المرء إلى المزيد منها أو ما هو أقل، أو قد لا يحب أن يقسم المستند بهذا الشكل، ولكن عليك تخصيص أسماء الأقسام لتلائم احتياجات الاجتماع.
8
احفظ النموذج على حاسوبك المحمول حتى يتسنى لك إحضاره إلى الاجتماع لبدء كتابة المحضر. إذا استمريت في استخدام برنامج Microsoft Office، فستجد الأمور سهلة وسريعة، ولكن عليك أن تكون قادرًا على مواكبة الاجتماع مواكبةً أكثر تنظيمًا ودقة مما سبق. وبدلًا من ذلك، يمكنك طباعة النموذج وكتابة ملاحظاتك بخط يدك، ولكن تأكد من ترك فراغات مناسبة تلائم المعلومات التي تحتاج إلى كتابتها.

9
راجع النموذج. خالص تهانينا! لقد أنجزتَ نموذج محضر الاجتماع. وينبغي لك الآن أن تزيد إنتاجيتك ودقتك في الكتابة أضعافًا مضاعفة، ذلك لأنك لديك نموذجًا يرشدك وينظم لك الأفكار. وحال العمل على أي مشروع، ينبغي لك أن تقرأ تفاصيل النموذج قراءة سريعة لترى إن كان ثمة شيء مفقود أو غير واضح. وعند التأكد من ترتيب وتنظيم كل شيء، فإن النموذج جاهز الآن للاستخدام وأنت على أتم استعداد للاجتماعات التالية.

أفكار مفيدة
اكتب المحضر على الحاسوب فور الانتهاء من الاجتماع، فمن الأفضل فعل ذلك وما يزال عقلك ملمًا بالأحداث. كما أنه من المهم أن يحصل كل مشارك على نسخة بنود العمل في أقرب فرصة بعد انتهاء الاجتماع.
اجلس بالقرب من رئيس الاجتماع، مما يتيح لك الاستماع إلى كل الشيء وطرح السؤال للتوضيح دون الحاجة إلى رفع صوتك.
اطلب من الناس كتابة اقتراحاتهم حتى لا تحتاج إلى تدوينها على الفور.
احتفظ بمحاضر الاجتماعات في مكان آمن.
لا تخش من المقاطعة أثناء الاجتماع واطلب من الحضور توضيح أي شيء في أي وقت.
اعلم أن المحاضر مهمة للغاية، لذلك يجرى حفظها حيث أنه يمكن الرجوع إليها لسنوات في المستقبل. فإذا كان الأمر قانونيًا، على سبيل المثال، فإنه قد تتأثر به سمعة أحد الأشخاص.
اقرأ أجزاء معينة من كتاب قواعد التنظيم Robert's Rules of Order خاصة فميا يتعلق بقسم السكرتارية.
اكتب الأشياء كما تحدث، وإذا نوقش أمر ما مرتين، فلا تجمعهما سويًا.
Ajyal
Ajyal
مدون متألق
#3
قم بتسجيل الحضور

قُم بكتابة أسماء المشاركين في الاجتماع، وتختلف طريقة تسجيل الحضور على حسب حجم الاجتماع، ففي الاجتماعات الكبيرة قم بتوزيع ورقة معدة مسبقاً لهذا الغرض تحتوي على جدول بسيط لأخذ البيانات الأساسية للحضور والأقسام واللجان التابعين لها، وعليك أن تكتب عليها ملاحظة هامة بضرورة إرجاعها إلى شخص معين حتى لا تختفي وسط الاجتماع. لكن في حالة الاجتماعات الصغيرة الداخلية فيكتفي تدوين الحضور داخل محضر الاجتماع.

اقرأ أجندة الاجتماع

قد يطلب منك المدير قراءة أجندة الاجتماع حيث تحتوي أجندة الاجتماع على المواضيع التي سيُجرى طرحها ومناقشتها في الاجتماع، فلابد من قراءة أجندة الاجتماع على الحضور ثم فتح المجال لإجراء أي تعديلات على الأجندة من إضافة موضوع أو حذف آخر أو إعادة ترتيب المواضيع المطروحة للمناقشة في الاجتماع.

احتفظ معك بمحضر الاجتماع السابق

من المهم أن تحضر معك محضر الاجتماع السابق، فقد يطلب منك مدير الاجتماع قراءته على الحضور للوقوف على آخر المستجدات التي تم التوصل إليها، وأيضاً لمتابعة مدى التقدم في المهام التي تم تكليفها في الاجتماع السابق، ومن الأفضل أن تقوم بإحضار نسخ من محضر الاجتماع السابق، وتوزيعه على الحضور قبل انعقاد الاجتماع.

كن موجزاً ولا تكتب كل شئ

لا تدون التفاصيل الغير هامة، البعض يبذل مجهود كبير في كتابة كل كلمة قيلت في الاجتماع وهذا غير مطلوب بالمرة، فكل ما عليك هو أن تكتب النقاط الرئيسية والقرارات التي تم اتخاذها وما تم التوصل إليه في النهاية، فأحياناً قد يستغرق مناقشة نقطة فرعية ساعة كاملة، لذا عليك أن تكتفي فقط بتدوين النقاط الهامة دون التطرق إلى الأحاديث الجانبية أو المناقشات التي ليست لها صلة بأجندة الاجتماع، فالشكل النهائي لمحضر الاجتماع يحتوي على نقاط محددة موجزة يسهل قراءتها.

ضم كل التقارير والمذكرات إلى محضر الاجتماع

قم بوضع أي مذكرات أو تقارير تم تقديمها ومناقشتها خلال الاجتماع إلى محضر الاجتماع، وعليك أن تنتبه جيداً للتقارير والمذكرات التي يتم مناقشتها وعليك أيضاً أن تتأكد من الحصول على نسخة منها لتلحقها بمحضر الاجتماع. دون شخصية مقدم التقرير والقرارات التي اتخذت بشأنه.

ركز على المهام التي يتم التكليف بها

اكتب بدقة المهام التي تم التكليف بها وتأكد من كتابة المهمة والشخص المكلف بها، وأيضاً عليك متابعة مدى التزام الأفراد بالمهام التي كلفوا بها خلال الاجتماع السابق لمتابعة مدى التقدم في المهام التي جرى التكليف بها، فقد يتقاعس البعض عن القيام بالمهام المكلف بها وقد يتعسر القيام بالمهمة وذلك لأسباب كثيرة، وقد يكلف شخص آخر بأداء المهمة بدلاً منه، لذا عليك أن تظل متيقظاً عند التكليف بمهام جديدة أو مراجعة المهام القديمة التي جرى التكليف بها، لذا من المهم الاحتفاظ بمحضر الاجتماع السابق للرجوع إليه إذا ما دعت الضرورة.

دون آلية اتخاذ القرارات

أحياناً بعد مناقشة قضية محددة يجرى التصويت على النقاط الخلافية لحسم ملف القضية، فلذلك عليك أن تدون آلية اتخاذ القرارات وعدد الأصوات الموافقة والرافضة والقرار النهائي الذي تم التوصل إليه.

استكمل كل البيانات الناقصة عقب انتهاء الاجتماع مباشرة

وفي النهاية لا تنسى أن تكتب موعد انتهاء الاجتماع، ثم تأكد من حصولك على كافة المستندات الهامة من كشف الحضور والتقارير والمذكرات التي تم تقديمها، وفي حالة الرغبة في استكمال بيانات ناقصة أو توضيح نقاط محددة يمكنك الرجوع إلى أصحاب الشأن، وبعد استيفاء تلك البيانات بادر بكتابة الصيغة النهائية لمحضر الاجتماع دون تأجيل، فبمرور الوقت ستجد صعوبة في تذكر واسترجاع بعض المعلومات الهامة، ثم قم بإرسال وتوزيع محضر الاجتماع إلى الشخصيات المعنية في أسرع وقت ممكن حتى يبدأ كل فرد في مباشرة مهامه المكلف بها دون تأخير.

بالإضافة إلى ما سبق عليك مراعاة النقاط التالية

• تأكد من جلوسك بالقرب من مدير الاجتماع، ولا تجلس بعيداً حتى تسمع جيداً ويكون صوتك مسموعاً للجميع دون الحاجة لرفع صوتك.

• يمكنك عمل رسم كروكي لمائدة الاجتماع بأسماء الحضور بترتيب جلوسهم حول المائدة حتى لا تنسى أسماء الحاضرين ولتعود إليها بسرعة في حالة نسيانك اسم الشخص المتحدث.

• اكتب النقاط بترتيب مناقشتها في الاجتماع، وافصل بين النقاط المختلفة في فقرات منفصلة، وتجنب ضم نقطتين في فقرة واحدة.

• اكتب الاقتراحات وأسماء مقدميها، وتحرى الدقة في كتابة أسماء الأشخاص والشركات والهيئات والعناوين وأرقام الهواتف الخاصة بهم.

• اكتب محضر الاجتماع بصيغة الماضي.

• تجنب كتابة رأيك الشخصي في محضر الاجتماع.

• لا تخشى أو تتردد في مقاطعة محدثك لاستيضاح نقطة محددة.

• كونك المسئول عن تدوين محضر الاجتماع لا يمنع من مشاركتك في المناقشات.

• عليك الاطلاع على محاضر الاجتماعات السابقة لمعرفة الشكل النهائي لمحضر الاجتماع إذا كانت هذه هى المرة الأولى لك.

• في نهاية التقرير دون كتب بواسطة واكتب اسمك والتاريخ.

• راجع التقرير للتخلص من الأخطاء الإملائية وتأكد من وضوح النقاط والتنسيق النهائي قبل إرسال وتوزيع المحضر.

• احتفظ بمحاضر الاجتماع في المكان المخصص لذلك وأيضاً بالترتيب المناسب من الأحدث للأقدم.

قم بتسجيل الحضور

قُم بكتابة أسماء المشاركين في الاجتماع، وتختلف طريقة تسجيل الحضور على حسب حجم الاجتماع، ففي الاجتماعات الكبيرة قم بتوزيع ورقة معدة مسبقاً لهذا الغرض تحتوي على جدول بسيط لأخذ البيانات الأساسية للحضور والأقسام واللجان التابعين لها، وعليك أن تكتب عليها ملاحظة هامة بضرورة إرجاعها إلى شخص معين حتى لا تختفي وسط الاجتماع. لكن في حالة الاجتماعات الصغيرة الداخلية فيكتفي تدوين الحضور داخل محضر الاجتماع.

اقرأ أجندة الاجتماع

قد يطلب منك المدير قراءة أجندة الاجتماع حيث تحتوي أجندة الاجتماع على المواضيع التي سيُجرى طرحها ومناقشتها في الاجتماع، فلابد من قراءة أجندة الاجتماع على الحضور ثم فتح المجال لإجراء أي تعديلات على الأجندة من إضافة موضوع أو حذف آخر أو إعادة ترتيب المواضيع المطروحة للمناقشة في الاجتماع.

احتفظ معك بمحضر الاجتماع السابق

من المهم أن تحضر معك محضر الاجتماع السابق، فقد يطلب منك مدير الاجتماع قراءته على الحضور للوقوف على آخر المستجدات التي تم التوصل إليها، وأيضاً لمتابعة مدى التقدم في المهام التي تم تكليفها في الاجتماع السابق، ومن الأفضل أن تقوم بإحضار نسخ من محضر الاجتماع السابق، وتوزيعه على الحضور قبل انعقاد الاجتماع.

كن موجزاً ولا تكتب كل شئ

لا تدون التفاصيل الغير هامة، البعض يبذل مجهود كبير في كتابة كل كلمة قيلت في الاجتماع وهذا غير مطلوب بالمرة، فكل ما عليك هو أن تكتب النقاط الرئيسية والقرارات التي تم اتخاذها وما تم التوصل إليه في النهاية، فأحياناً قد يستغرق مناقشة نقطة فرعية ساعة كاملة، لذا عليك أن تكتفي فقط بتدوين النقاط الهامة دون التطرق إلى الأحاديث الجانبية أو المناقشات التي ليست لها صلة بأجندة الاجتماع، فالشكل النهائي لمحضر الاجتماع يحتوي على نقاط محددة موجزة يسهل قراءتها.

ضم كل التقارير والمذكرات إلى محضر الاجتماع

قم بوضع أي مذكرات أو تقارير تم تقديمها ومناقشتها خلال الاجتماع إلى محضر الاجتماع، وعليك أن تنتبه جيداً للتقارير والمذكرات التي يتم مناقشتها وعليك أيضاً أن تتأكد من الحصول على نسخة منها لتلحقها بمحضر الاجتماع. دون شخصية مقدم التقرير والقرارات التي اتخذت بشأنه.

ركز على المهام التي يتم التكليف بها

اكتب بدقة المهام التي تم التكليف بها وتأكد من كتابة المهمة والشخص المكلف بها، وأيضاً عليك متابعة مدى التزام الأفراد بالمهام التي كلفوا بها خلال الاجتماع السابق لمتابعة مدى التقدم في المهام التي جرى التكليف بها، فقد يتقاعس البعض عن القيام بالمهام المكلف بها وقد يتعسر القيام بالمهمة وذلك لأسباب كثيرة، وقد يكلف شخص آخر بأداء المهمة بدلاً منه، لذا عليك أن تظل متيقظاً عند التكليف بمهام جديدة أو مراجعة المهام القديمة التي جرى التكليف بها، لذا من المهم الاحتفاظ بمحضر الاجتماع السابق للرجوع إليه إذا ما دعت الضرورة.

دون آلية اتخاذ القرارات

أحياناً بعد مناقشة قضية محددة يجرى التصويت على النقاط الخلافية لحسم ملف القضية، فلذلك عليك أن تدون آلية اتخاذ القرارات وعدد الأصوات الموافقة والرافضة والقرار النهائي الذي تم التوصل إليه.

استكمل كل البيانات الناقصة عقب انتهاء الاجتماع مباشرة

وفي النهاية لا تنسى أن تكتب موعد انتهاء الاجتماع، ثم تأكد من حصولك على كافة المستندات الهامة من كشف الحضور والتقارير والمذكرات التي تم تقديمها، وفي حالة الرغبة في استكمال بيانات ناقصة أو توضيح نقاط محددة يمكنك الرجوع إلى أصحاب الشأن، وبعد استيفاء تلك البيانات بادر بكتابة الصيغة النهائية لمحضر الاجتماع دون تأجيل، فبمرور الوقت ستجد صعوبة في تذكر واسترجاع بعض المعلومات الهامة، ثم قم بإرسال وتوزيع محضر الاجتماع إلى الشخصيات المعنية في أسرع وقت ممكن حتى يبدأ كل فرد في مباشرة مهامه المكلف بها دون تأخير.

بالإضافة إلى ما سبق عليك مراعاة النقاط التالية

• تأكد من جلوسك بالقرب من مدير الاجتماع، ولا تجلس بعيداً حتى تسمع جيداً ويكون صوتك مسموعاً للجميع دون الحاجة لرفع صوتك.

• يمكنك عمل رسم كروكي لمائدة الاجتماع بأسماء الحضور بترتيب جلوسهم حول المائدة حتى لا تنسى أسماء الحاضرين ولتعود إليها بسرعة في حالة نسيانك اسم الشخص المتحدث.

• اكتب النقاط بترتيب مناقشتها في الاجتماع، وافصل بين النقاط المختلفة في فقرات منفصلة، وتجنب ضم نقطتين في فقرة واحدة.

• اكتب الاقتراحات وأسماء مقدميها، وتحرى الدقة في كتابة أسماء الأشخاص والشركات والهيئات والعناوين وأرقام الهواتف الخاصة بهم.

• اكتب محضر الاجتماع بصيغة الماضي.

• تجنب كتابة رأيك الشخصي في محضر الاجتماع.

• لا تخشى أو تتردد في مقاطعة محدثك لاستيضاح نقطة محددة.

• كونك المسئول عن تدوين محضر الاجتماع لا يمنع من مشاركتك في المناقشات.

• عليك الاطلاع على محاضر الاجتماعات السابقة لمعرفة الشكل النهائي لمحضر الاجتماع إذا كانت هذه هى المرة الأولى لك.

• في نهاية التقرير دون كتب بواسطة واكتب اسمك والتاريخ.

• راجع التقرير للتخلص من الأخطاء الإملائية وتأكد من وضوح النقاط والتنسيق النهائي قبل إرسال وتوزيع المحضر.

• احتفظ بمحاضر الاجتماع في المكان المخصص لذلك وأيضاً بالترتيب المناسب من الأحدث للأقدم.

كيفيّة كتابة محضر اجتماع
استخدام أوراق مناسبة من حيث الحجم، والشّكل، والّلون، لكتابة محضر الاجتماع عليها بسهولة، فمثلاً لا يجوز إعداد محضر الاجتماع على ورق ملوّن، فيجب أن يكون الورق أبيضاً لقراءة محتوياته بسهولة.
كتابة ترويسة المحضر أعلى الورقة، وهي تشمل اسم المنشأة، وتاريخ ويوم انعقاد الاجتماع، واسم مدير الاجتماع، وسبب انعقاد الاجتماع.
تسجيل أسماء الحضور والغياب، وأعدادهم، وطبيعة وظائفهم، والأقسام التي يتبعون لها، ومعرفة أسباب غياب الأعضاء عن الاجتماع في حال وجودها.
تدوين جدول أعمال الاجتماع، أي جميع المقرّرات التي سيتمّ اتّخاذها فيه، وطرحها، ومناقشتها، لإبداء الرّأي فيها، ويتمّ ترتيب المواضيع من الأهمّ إلى الأقلّ أهميّة، وكتابة الشّروحات عنها بعد إتمام نقاشها.
استخدام الاختصارات في كتابة محضر الاجتماع ليكون المحضر مفهوماً، فلا يطال الشّرح فيه، وليس ضروريّاً أن يكتب كلّ ما ورد في الاجتماع، إذ يجب التّركيز على النّقاط الأساسيّة والمهمّة والمباشرة فقط، والتي تتعلّق بمحاور الاجتماع، والتي توثّق لمواضيع الاجتماع.
كتابة نتائج الاجتماع التي تمّ التّوصّل إليها من خلال الاجتماع، وأهمّ المحاور التي تمّ تسليط الضّوء عليها، وكيفيّة الإعداد للتّصويت، والمدّة التي استغرقتها المناقشات للوصول إلى القرارات النّهائيّة.
كتابة خلاصة محضر الاجتماع كخطوة أخيرة في إعداده، والتي تشمل كتابة تاريخ الاجتماع القادم في حال تمّ الاتّفاق على انعقاد اجتماع جديد، وإرفاق المستندات والوثائق التي تمّت إضافتها ومناقشتها خلال جلسة الاجتماع، والتّوقيع على محضر الاجتماع من قبل كاتبه، والشّخص المسؤول عن انعقاد الاجتماع.